Planejamento Financeiro Condominial
Uma ferramenta determinante para o sucesso ou fracasso de uma gestão.
Blogs e Colunas | Vida em Condomínio 03/05/2019 07:30 - Atualizado em 03/05/2019 10:52

Importância

A elaboração do planejamento financeiro condominial é uma ferramenta estratégica e gerencial fundamental para a administração de um empreendimento e determinante no que se refere ao sucesso ou fracasso de uma gestão. O processo de elaboração do planejamento financeiro requer profundo conhecimento do síndico, pois a previsão das despesas está diretamente relacionada ao tamanho e condições físicas das instalações prediais; complexidade de operação, conservação e manutenção; número de funcionários contratados, ou terceirizados; além, dentre outros, dos serviços disponibilizados aos moradores, sobretudo no tocante a serviços agregados de conveniência e lazer.

 

Previsão orçamentária

De praxe, o orçamento do exercício que se inicia é deliberado em assembleias gerais ordinárias, pois é o que, normalmente, contemplam as convenções. Contudo, pode e deve ser tratado em assembleias gerais extraordinárias sempre que forem identificadas discrepâncias que afetem a saúde financeira do condomínio.

Inicialmente, e com assessoria de uma empresa administradora de condomínios, o síndico deve:

a) coletar informações relevantes que afetem diretamente os gastos do condomínio, sejam eles mensais, trimestrais, semestrais ou anuais;

b) determinar os objetivos pretendidos para o seu mandato, como, por exemplo, priorizar itens de manutenção em casos de condomínios mais antigos;

c) analisar os recursos disponíveis, incluindo fluxo de caixa, fundo de reserva, fundo de obras, fundo trabalhista e etc.;

d) determinar as estratégias disponíveis a serem utilizadas para alcance dos objetivos desejados, realizando ajustes sempre que necessário. Neste sentido, podemos citar como exemplo o objetivo de redução de gastos, que ensejaria na necessidade de renegociação de contratos, reanálise de fornecedores de materiais, estudo para diminuição de consumo com energia e água, dentre outros;

É importante destacar que a previsão orçamentária aborda gastos ordinários, ou seja, aqueles que têm o objetivo de cumprir com as obrigações mensais de funcionamento. Despesas com aquisições de bens duráveis e obras de reformas, benfeitorias ou melhorias, sejam úteis ou voluptuárias, devem ser suportadas por meio de receitas extraordinárias, que são as arrecadações conhecidas como taxas extras ou rateios extras.

 

Folha de pagamento

Os reajustes salariais são anuais e diretamente afetados pelos reajustes concedidos pelo Governo Federal (salário mínimo) ou Convenções/Acordos Coletivos de Trabalho. É fundamental verificar se no seu Estado há sindicatos de classe que representem os funcionários de condomínios (laborais) e que representem os condomínios (patronais), pois em algumas localidades ainda não há sindicatos que representem a classe patronal condominial e, por isto, não há como se promover o registro de Convenção Coletiva de Trabalho com sindicatos laborais, valendo o reajuste concedido pelo Governo.

Além disto, é essencial a verificação de todos os elementos que definem os gastos com trabalhadores, como a folha de pagamento, encargos, benefícios, saúde e segurança.

Na previsão da folha de pagamento, calculam-se despesas com salários, horas extras, adicional noturno, hora extra reduzida, descanso semanal remunerado, gratificações, descontos e etc., bem como seus respectivos encargos, como FGTS, INSS e PIS. No quesito benefícios, os mais comuns são o vale-transporte e o auxílio alimentação. No item saúde e segurança, temos as despesas com fardamento, EPI, emissão do PPRA, do PCMSO, além de exames e consultas para emissão dos atestados de saúde ocupacionais.

 

Negociação de contratos

Os índices de reajuste dos contratos de prestação de serviços podem variar de acordo com indicadores como IGP-M, INPC ou IPCA, dependendo dos termos contratuais firmados. Por isso é preciso ficar atento a variações e datas de renovação dos compromissos para evitar surpresas.

 

Levantamento de consumo

Verificar as médias de consumo de energia, água, gás, combustível e as previsões de reajustes do mercado são determinantes para uma previsão orçamentária equilibrada.

 

Análise de gastos futuros

Além das despesas já mencionadas, é imprescindível realizar o levantamento da média de gastos com materiais de limpeza, materiais para piscina, insumos para jardinagem, manutenção e reposição de peças e equipamentos, higienização de reservatórios, controle de pragas, manutenção de extintores e itens do sistema de combate a incêndio, serviços de manutenção avulsos, contratação de seguro e renovação de laudos e licenças, salientando que esse levantamento dependerá das especificidades de cada condomínio.

 

Inadimplência

Analisar a evolução mensal histórica dos índices de inadimplência para assegurar uma previsão eficiente e que o orçamento não seja comprometido.

 

Análise do fluxo de caixa

Planejar os vencimentos dos contratos e faturas com base no vencimento das arrecadações das taxas condominiais é essencial para evitar a falta de recursos disponíveis em caixa para cumprimento das obrigações.

 

Fundo de reserva

Definir o percentual para provisionamento mensal de recursos a serem utilizados em situações emergenciais para garantir que o condomínio não seja surpreendido com despesas não programadas.

 

Fundo trabalhista

Para condomínios com funcionários próprios, o provisionamento dos recursos para pagamento do 13º salário e seus respectivos encargos é vital ara suprir as despesas à época dos pagamentos e deve constar na composição da taxa.

 

Fundo de obras

Em alguns empreendimentos, os condôminos optam por criar e recolher mensalmente recursos a serem utilizados em obras de manutenção de grande porte, como a pintura dos edifícios, por exemplo. Desta forma, é possível recolher fundos a médio e longo prazo, gradativamente, em parcelas de baixo valor, para realização do serviço no momento em que se fizer necessário.

 

Indicadores financeiros

Acompanhar o comportamento das finanças através do uso de indicadores, atualmente, é ferramenta básica para que o gestor identifique se o planejamento está sendo bem executado ou para identificar não conformidades, que devem ser tratadas em tempo hábil, de maneira que não comprometam o objetivo traçado.

 

Reflexos do planejamento inadequado

Qualquer análise equivocada que se faça no planejamento financeiro leva a medidas emergenciais, mais caras e nem sempre positivas em resultados. Ademais, impacta diretamente e negativamente na capacidade de conservação, manutenção, operação e liquidez do condomínio, resultando na insatisfação de moradores, funcionários, fornecedores, prestadores de serviços e, sobretudo, na desvalorização patrimonial.

 

Ressalto que o planejamento aqui mencionado é aplicável aos condomínios com composição de taxa condominial fixa, considerando que, em alguns empreendimentos, a taxa é definida de forma variável, com base nos gastos de cada mês, apesar de ser uma modalidade obsoleta e cada vez menos utilizada.

 

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Daniel Lima é contabilista formado pelo Instituto Monitor/RJ, registrado no Conselho Regional de Contabilidade de Sergipe, com qualificação em Análise Fiscal, Análise Tributária e Administração de Condomínios. Com vasta experiência na área condominial, já atuou em grandes empresas do setor e em diversos empreendimentos do estado de Sergipe. Atualmente, é Gerente de Administração de Condomínios do Grupo Multserv e colunista do Portal F5 News.

E-mail: daniellima@multserv.net


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